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Wie funktioniert's?

Im roten Bereich...

... findet man Dinge, die von vielen Menschen als Grenzüberschreitung wahrgenommen werden.

Der gelbe Bereich...

... enthält Hinweise auf die Heterogenität der Hochschulgemeinschaft. Studierende, Lehrende und Menschen aus der Verwaltung haben unterschiedliche Bedürfnisse, Präsenzzeiten und Kommunikationswege. Für einen wertschätzenden Austausch ist es unerlässlich sich über jeweils eigene Bedürfnisse auszutauschen und die Wünsche des Gegenübers zu respektieren.

Der grüne Bereich...

... versammelt Anregungen und mögliche Lösungen für eine gelingende Kommunikation. Die Verantwortung dafür liegt gleichermaßen bei allen Personen der Hochschulgemeinschaft. Voraussetzung dafür ist, dass die eigenen Bedürfnisse transparent kommuniziert werden, um dem Gegenüber die Gelegenheit zu geben, darauf zu reagieren.


Wann und wie?

Ob eine Kommunikation als wertschätzend empfunden wird, hängt auch von zeitlichen Faktoren und der Wahl des Mediums ab.

  • Geschützte Zeiträume sind z.B. die Nachtruhe, Wochenenden, gesetzliche Feiertage, Elternzeit, sowie Urlaubszeiten (Hierzu zielgruppenspezifische Regelungen beachten. Vorlesungsfreie Zeiten sind nicht vollumfänglich Urlaubszeiten).

  • Bevor man die Kontaktdaten einer Person an Dritte weitergibt, sollte man bei der betreffenden Person nachfragen, ob das erwünscht ist. Alle Kontaktdaten, die im Personenverzeichnis der Homepage öffentlich zugänglich sind, sind hiervon ausgenommen.

  • Zu Grenzüberschreitungen in der Kommunikation siehe Flyer „Nein heißt Nein!“

  • Siezen und Duzen sollte gegenseitig sein und den individuellen Bedürfnissen Rechnung tragen. Die Person mit dem höheren Status sollte das Thema in wertschätzender Weise ansprechen.

  • Individuelle Präferenzen der Kontaktaufnahme können beispielsweise in Unterrichtsvereinbarungen oder über die Homepage kommuniziert werden, z. B. mit dem Hinweis auf bestimmte Sprechzeiten oder einen bevorzugten Kommunikationsweg.

  • Teilzeitkräfte haben aufgrund der reduzierten Stundenzahl eventuell längere Antwortzeiten. Bei einem Erstkontakt empfiehlt es sich, dem Gegenüber etwas mehr Zeit für die Antwort zu geben.

  • Vorlesungsfreie Zeiten sind nicht vollumfänglich Urlaubszeiten. Außerhalb der jeweiligen Urlaubszeiten wird ein regelmäßiges Abrufen der Hochschul-E-Mails für dringende Informationen und Kommunikation erwartet.

  • Reguläre Dienstzeiten: Montag – Freitag, 09:00 - 17:00 Uhr. Teilzeitkräfte kommunizieren angepasste Sprechzeiten.

  • Die offizielle E-Mail-Adresse der HfM Nürnberg verwenden. Anrufe über die Büronummer (sofern vorhanden).


Anrufe

Der telefonische Kontakt ermöglicht einen direkten, unkomplizierten Austausch.

  • Ohne Vorwarnung am Wochenende oder innerhalb anderer geschützter Zeiträume anrufen. Falls ein Telefonat am Wochenende nötig erscheint, sollte zumindest eine kurze Textnachricht verschickt werden, um das Anliegen zu nennen und die Bereitschaft für ein kurzes Gespräch abzufragen. Ablehnende Antworten sind zu respektieren!

  • Anrufe auf privaten Telefonnummern, wenn sie die Person nicht für den dienstlichen Gebrauch freigegeben hat. Wenn man eine Person auch privat kennt, sollte man möglichst Berufliches und Privates voneinander trennen.

  • Eine Mailboxnachricht, die lediglich um einen Rückruf bittet, ist problematisch, weil sich die Dringlichkeit des Themas dadurch nicht einschätzen lässt. Damit die angerufene Person angemessen auf das Thema des Anrufs und seine Dringlichkeit reagieren kann, empfiehlt es sich, genauere Informationen zu hinterlassen.

  • Manche telefonieren gerne ab 09:00 Uhr – andere sind um diese Zeit grundsätzlich im Unterricht.

  • Hat es Zeit bis zum nächsten Werktag?

  • Kommunizieren, wie und wann man selbst am besten erreichbar ist. Das Personenverzeichnis der Homepage und die E-Mail-Signatur können dafür genutzt werden.

  • Möglicherweise vorab einen Termin vereinbaren, falls absehbar ist, dass das Gespräch länger dauern wird.

  • Zu Beginn des Gesprächs wird der Grund des Anrufs erläutert, um die Dringlichkeit und die ungefähre Dauer einschätzen zu können.

  • Ein freundlicher Tonfall befördert wertschätzende Kommunikation.


E-Mails

Die Kommunikation über die hochschuleigene E-Mail-Adresse ist jederzeit datensicher und zuverlässig möglich.

  • Nachrichten werden gezielt für einen ausgewählten Personenkreis formuliert und sind deswegen auch nur für diesen bestimmt. Vor der Weiterleitung einer E-Mail (vor allem wenn sie aus einem längeren E-Mail-Verlauf besteht) soll der Nachrichtenverlauf daher auf sensible Inhalte geprüft werden.

  • Mails verdeckt an weitere Personen verschicken. Im Sinne einer transparenten Kommunikation sollte bei E-Mails an einen Kreis von Personen, die miteinander bekannt sind, keine versteckte Versendung an einzelne Personen erfolgen. Die Blind Copy Funktion ist lediglich aus Datenschutzgründen für große Verteiler zu nutzen.

  • Bei E-Mails an große Gruppen einsehbare Adressverteiler verwenden.

  • Viele ungebündelte Informationen zu einem Thema in unterschiedlichen E-Mails versenden

  • Unter einem thematisch festgelegten E-Mail-Betreff Antworten zu anderen Themen schreiben, statt dafür eine eigene, gut wiederauffindbare Betreffzeile zu verwenden.

  • Innerhalb welchen Zeitraums geantwortet werden kann, ist sehr unterschiedlich. Deswegen sollte in der Planung mit längeren Antwortzeiten (zum Beispiel von Teilzeitkräften) gerechnet werden. Falls eine Anfrage länger liegen bleiben muss, empfiehlt sich die Versendung eines kurzen Hinweises dazu.

  • Abwägen, ob das Anliegen sinnvoll schriftlich geklärt werden kann, oder ob persönlicher Gesprächsbedarf besteht.

  • Wer muss informiert werden und wer möchte nur die nötigsten E-Mails bekommen?

  • Vorteil: Die Nachricht kommt auf jeden Fall datensicher an.

  • Die Frage der passenden Anrede ist nicht immer ganz leicht zu lösen. Wenn man mit der Person noch nicht persönlich bekannt ist, empfiehlt es sich, zunächst eine formelle Grußformel zu verwenden. Mögliche Formulierungen sind:

    Sehr geehrte Frau …/Sehr geehrter Herr …

    Liebe/r Frau/Herr …  

    Guten Morgen/Tag (Vor- und Zuname)

    Die letzte Variante schließt Personen jenseits binärer Geschlechtszuschreibungen ein.

  • Um Missverständnisse zu vermeiden, am besten so klar wie möglich formulieren.

  • Kommunizieren, ob eine Antwort erforderlich ist und wenn ja, in welcher Frist.

  • In der Signatur kann angegeben werden, welche Pronomen im Bezug auf die eigene Person verwendet werden sollen. Mögliche Formulierungen sind:

    Mein Pronomen ist sie/ihr. Teilen Sie mir gerne mit, wie ich Sie ansprechen soll.

    My pronoun is she/her. You are welcome to let me know how to address you.

    Ich bevorzuge die Anrede jenseits von binären Zuschreibungen und nutze für mich kein Pronomen. Bitte lass mich/lassen Sie mich wissen, wie du/Sie angesprochen werden möchtest/ möchten.

  • Beim erneuten Lesen werden missverständliche Formulierungen korrigiert.

  • Anfragen werden automatisch mit einer Information über die Dauer der Abwesenheit und Anlaufstellen in dringenden Fällen beantwortet. (Link zum Tutorial)


Messengerdienste

Verschiedene Kurznachrichtendienste können für einen kurzfristigen tagesaktuellen Austausch genutzt werden. Auf diesem Weg sollen keine sensiblen Daten versendet werden.

  • Messengerdienste dürfen nur nach vorheriger Absprache mit der betreffenden Person als Kommunikationsweg genutzt werden.

  • Offizielle Anträge und dergleichen haben als Kurznachricht keine Gültigkeit.

  • Ständige Erreichbarkeit und sofortige Reaktion erwarten.

  • Wichtige Abstimmungsprozesse, die ein reifliches Überlegen und Miteinbeziehen aller erfordern, in Chatgruppen führen.

    Messengerdienste bringen aufgrund der Kommunikation in Echtzeit und ihres niederschwelligen Formats ganz eigene Herausforderungen mit sich. Dabei sollte beachtet werden, dass allen an der Kommunikation Beteiligten angemessene Reaktionszeiträume gewährt werden. Wenn die Kommunikation rein private Themen übersteigt (z.B. bei beruflichen oder studienrelevanten Terminabsprachen), soll darauf geachtet werden, dass dem individuellen Umgang mit Messengerdiensten und den privaten Mobiltelefonen insgesamt Rechnung getragen wird.

  • Lange Sprachnachrichten ohne beigefügten Hinweis auf das Thema versenden. Um zu entscheiden, wann man eine mehrminütige Sprachnachricht am besten abhört, ist es wichtig die Dringlichkeit des Themas zu kennen.

  • Vor allem bei Messengerdiensten ist es wichtig, Absprachen zu präferierten Zeiten und Kanälen zu treffen, und diese auch einzuhalten. Die individuellen Vorstellungen weichen hier oft stark voneinander ab

  • So können bspw. Emojis freundliche Kommunikation unterstützen :-), aber auch unangebrachte oder missverständliche Botschaften senden.

  • Darauf achten, dass trotz der Kürze der Nachricht noch Raum für freundlichen und wertschätzenden Umgang bleibt.

  • Darauf achten, dass trotz der Kürze der Nachricht noch Raum für freundlichen und wertschätzenden Umgang bleibt.

  • Um Missverständnisse zu vermeiden, am besten so klar wie möglich formulieren.

  • Beim erneuten Lesen werden missverständliche Formulierungen korrigiert.


Videokonferenzen

Neben dem Austausch in Präsenz haben sich auch Online-Meetings etabliert. Durch das digitale Format ergeben sich einige Besonderheiten.

  • Videokonferenzen sind anstrengender als Treffen in Präsenz. Deswegen sollten alle dazu beitragen, dass das Treffen im zeitlich angesetzten Rahmen abgeschlossen werden kann.

  • Neben der Problematik, dass in öffentlichen Verkehrsmitteln und öffentlichen Räumen das Mithören des vertraulichen Sitzungsverlaufs durch Dritte nicht ausgeschlossen werden kann, wird die Konferenz auch häufig durch starke Nebengeräusche und eine schlechte Verbindung gestört.

  • Gegenseitige Wahrnehmung ist für viele Menschen angenehmer. Viele Situationen profitieren stark von nonverbaler Kommunikation und visueller Rückmeldung.

  • Ist die Nachricht für alle relevant oder ist eine private Nachricht angenehmer/effizienter? Die Kommunikation sollte immer so gestaltet werden, dass alle betreffenden Personen teilhaben können.

  • Während einer Besprechung sollte man bspw. nur dann essen, wenn das Gegenüber sich dadurch nicht gestört fühlt.

  • Für den beruflichen Kontext gibt es die Möglichkeit ein Hintergrundbild zu verwenden, um die Privatsphäre zu wahren.

  • Eine Person sollte die Konferenz moderieren und auf Wortmeldungen und eine sinnvolle Struktur achten. Dabei hilft es, eine Ansicht zu verwenden, bei der alle zu sehen sind.

  • Den Chat nutzen, um Fragen/Wortmeldungen für später vorzumerken und die Melde-Funktion verwenden.

  • Der sprechenden Person nonverbal Zustimmung signalisieren, wenn man einverstanden ist. Wegen der andauernden Stummschaltung ist die Hemmschwelle für Wortbeiträge erhöht. Über visuelle Rückmeldung kann ein schnelles Meinungsbild der Gruppe eingeholt werden.

  • Regelmäßig Pausen machen, bei Bedarf Themen vertagen und pünktlich enden!