Bevor man die Kontaktdaten einer Person an Dritte weitergibt, sollte man bei der betreffenden Person nachfragen, ob das erwünscht ist. Alle Kontaktdaten, die im Personenverzeichnis der Homepage öffentlich zugänglich sind, sind hiervon ausgenommen.

Individuelle Präferenzen der Kontaktaufnahme können beispielsweise in Unterrichtsvereinbarungen oder über die Homepage kommuniziert werden, z. B. mit dem Hinweis auf bestimmte Sprechzeiten oder einen bevorzugten Kommunikationsweg.

Teilzeitkräfte haben aufgrund der reduzierten Stundenzahl eventuell längere Antwortzeiten. Bei einem Erstkontakt empfiehlt es sich, dem Gegenüber etwas mehr Zeit für die Antwort zu geben.

Vorlesungsfreie Zeiten sind nicht vollumfänglich Urlaubszeiten. Außerhalb der jeweiligen Urlaubszeiten wird ein regelmäßiges Abrufen der Hochschul-E-Mails für dringende Informationen und Kommunikation erwartet.

Die offizielle E-Mail-Adresse der HfM Nürnberg verwenden. Anrufe über die Büronummer (sofern vorhanden).

Anrufe auf privaten Telefonnummern, wenn sie die Person nicht für den dienstlichen Gebrauch freigegeben hat. Wenn man eine Person auch privat kennt, sollte man möglichst Berufliches und Privates voneinander trennen.

Eine Mailboxnachricht, die lediglich um einen Rückruf bittet, ist problematisch, weil sich die Dringlichkeit des Themas dadurch nicht einschätzen lässt. Damit die angerufene Person angemessen auf das Thema des Anrufs und seine Dringlichkeit reagieren kann, empfiehlt es sich, genauere Informationen zu hinterlassen.

Hat es Zeit bis zum nächsten Werktag?

Möglicherweise vorab einen Termin vereinbaren, falls absehbar ist, dass das Gespräch länger dauern wird.

Zu Beginn des Gesprächs wird der Grund des Anrufs erläutert, um die Dringlichkeit und die ungefähre Dauer einschätzen zu können.

Ein freundlicher Tonfall befördert wertschätzende Kommunikation.

Mails verdeckt an weitere Personen verschicken. Im Sinne einer transparenten Kommunikation sollte bei E-Mails an einen Kreis von Personen, die miteinander bekannt sind, keine versteckte Versendung an einzelne Personen erfolgen. Die Blind Copy Funktion ist lediglich aus Datenschutzgründen für große Verteiler zu nutzen.

Bei E-Mails an große Gruppen einsehbare Adressverteiler verwenden.

Viele ungebündelte Informationen zu einem Thema in unterschiedlichen E-Mails versenden

Unter einem thematisch festgelegten E-Mail-Betreff Antworten zu anderen Themen schreiben, statt dafür eine eigene, gut wiederauffindbare Betreffzeile zu verwenden.

Abwägen, ob das Anliegen sinnvoll schriftlich geklärt werden kann, oder ob persönlicher Gesprächsbedarf besteht.

Wer muss informiert werden und wer möchte nur die nötigsten E-Mails bekommen?

Die Frage der passenden Anrede ist nicht immer ganz leicht zu lösen. Wenn man mit der Person noch nicht persönlich bekannt ist, empfiehlt es sich, zunächst eine formelle Grußformel zu verwenden. Mögliche Formulierungen sind:

Sehr geehrte Frau …/Sehr geehrter Herr …

Liebe/r Frau/Herr …  

Guten Morgen/Tag (Vor- und Zuname)

Die letzte Variante schließt Personen jenseits binärer Geschlechtszuschreibungen ein.

Um Missverständnisse zu vermeiden, am besten so klar wie möglich formulieren.

Kommunizieren, ob eine Antwort erforderlich ist und wenn ja, in welcher Frist.

In der Signatur kann angegeben werden, welche Pronomen im Bezug auf die eigene Person verwendet werden sollen. Mögliche Formulierungen sind:

Mein Pronomen ist sie/ihr. Teilen Sie mir gerne mit, wie ich Sie ansprechen soll.

My pronoun is she/her. You are welcome to let me know how to address you.

Ich bevorzuge die Anrede jenseits von binären Zuschreibungen und nutze für mich kein Pronomen. Bitte lass mich/lassen Sie mich wissen, wie du/Sie angesprochen werden möchtest/ möchten.

Beim erneuten Lesen werden missverständliche Formulierungen korrigiert.

Anfragen werden automatisch mit einer Information über die Dauer der Abwesenheit und Anlaufstellen in dringenden Fällen beantwortet. (Link zum Tutorial)

Offizielle Anträge und dergleichen haben als Kurznachricht keine Gültigkeit.

Ständige Erreichbarkeit und sofortige Reaktion erwarten.

Wichtige Abstimmungsprozesse, die ein reifliches Überlegen und Miteinbeziehen aller erfordern, in Chatgruppen führen.

Messengerdienste bringen aufgrund der Kommunikation in Echtzeit und ihres niederschwelligen Formats ganz eigene Herausforderungen mit sich. Dabei sollte beachtet werden, dass allen an der Kommunikation Beteiligten angemessene Reaktionszeiträume gewährt werden. Wenn die Kommunikation rein private Themen übersteigt (z.B. bei beruflichen oder studienrelevanten Terminabsprachen), soll darauf geachtet werden, dass dem individuellen Umgang mit Messengerdiensten und den privaten Mobiltelefonen insgesamt Rechnung getragen wird.

Lange Sprachnachrichten ohne beigefügten Hinweis auf das Thema versenden. Um zu entscheiden, wann man eine mehrminütige Sprachnachricht am besten abhört, ist es wichtig die Dringlichkeit des Themas zu kennen.

So können bspw. Emojis freundliche Kommunikation unterstützen :-), aber auch unangebrachte oder missverständliche Botschaften senden.

Darauf achten, dass trotz der Kürze der Nachricht noch Raum für freundlichen und wertschätzenden Umgang bleibt.

Um Missverständnisse zu vermeiden, am besten so klar wie möglich formulieren.

Beim erneuten Lesen werden missverständliche Formulierungen korrigiert.

Videokonferenzen sind anstrengender als Treffen in Präsenz. Deswegen sollten alle dazu beitragen, dass das Treffen im zeitlich angesetzten Rahmen abgeschlossen werden kann.

Neben der Problematik, dass in öffentlichen Verkehrsmitteln und öffentlichen Räumen das Mithören des vertraulichen Sitzungsverlaufs durch Dritte nicht ausgeschlossen werden kann, wird die Konferenz auch häufig durch starke Nebengeräusche und eine schlechte Verbindung gestört.

Ist die Nachricht für alle relevant oder ist eine private Nachricht angenehmer/effizienter? Die Kommunikation sollte immer so gestaltet werden, dass alle betreffenden Personen teilhaben können.

Während einer Besprechung sollte man bspw. nur dann essen, wenn das Gegenüber sich dadurch nicht gestört fühlt.

Für den beruflichen Kontext gibt es die Möglichkeit ein Hintergrundbild zu verwenden, um die Privatsphäre zu wahren.

Den Chat nutzen, um Fragen/Wortmeldungen für später vorzumerken und die Melde-Funktion verwenden.

Der sprechenden Person nonverbal Zustimmung signalisieren, wenn man einverstanden ist. Wegen der andauernden Stummschaltung ist die Hemmschwelle für Wortbeiträge erhöht. Über visuelle Rückmeldung kann ein schnelles Meinungsbild der Gruppe eingeholt werden.

Regelmäßig Pausen machen, bei Bedarf Themen vertagen und pünktlich enden!